To Do List
Stufi di sentirvi sommersi dalle cose da fare o desiderosi di migliorare la vostra efficienza, la to do list, o elenco delle attività da fare, rappresenta un valido strumento di supporto verso efficienza e produttività.La lista delle cose da fare è una delle attività più antiche e radicate nella storia della pianificazione: il termine Agènda, tradizionalmente utilizzato per identificare il supporto dove inserire gli impegni del mese o della settimana, trae origine dal verbo latino agĕre e significa letteralmente cose da fare, cioè ha la stessa valenza della terminologia anglosassone to do list. D'altronde redigere una lista a garanzia di non dimenticare nulla, è una consuetudine comune a tutti noi nella pratica quotidiana dell’economia domestica: la ben nota lista della spesa.
Ovviamente una to do list è qualcosa di più di un semplice lista di cose, eppure il primo passo della produttività è proprio raccogliere tutto, ma proprio tutto quanto c’è da fare e soprattutto che cattura la nostra attenzione, per riportarlo in un supporto cartaceo o digitale. Anche David Allen, esperto di produttività personale e professionale, oltre che ideatore del metodo Getting Things Done®, consiglia questa attività. Prendere l’abitudine di trascrivere ciò che ci viene in mente mentre stiamo svolgendo delle altre attività, ci aiuta a sgomberare la mente dalla necessità di doverle ricordare, a vantaggio della nostra parte creativa.
Perché una to do list sia realmente funzionale in termini di efficienza serve anche che sia ordinata in termini di priorità ed urgenza: a questo proposito è nota la matrice di Eisenhower, il cui uso è molto radicato nella tradizione più classica della gestione del tempo.
Pur riconoscendone la validità teorica, sino ad oggi non mi è mai capitato di incontrare qualcuno che sia riuscito ad utilizzarla per un tempo superiore alla settimana lavorativa. Uno degli aspetti più critici nella gestione del tempo ed anche nella stesura di una to do list, infatti è che la metodologia proposta spesso è distante dal nostro modo di essere, serve quindi qualcosa che ci sia più affine o quantomeno il più vicino ad esso. Per questo, al termine della lettura di quest’articolo, vi consigliamo di stampare il modulo di to do list che abbiamo ideato e che, per noi, risulta estremamente funzionale, invitandovi a modificarlo secondo le vostre necessità. Nel frattempo, vediamo quali sono i passaggi ideali per rendere una to do list, funzionale. Questo tenendo sempre bene in mente che i risultati sono sempre figli di un’unica cosa: l’azione.
Passo 1 creare la lista
Prendete un blocco per gli appunti o il modulo che trovate nella nostra sezione download (qui) e cominciate a trascrivere quanto avete già raccolto o che vi viene in mente, ricordandovi di inserire indifferentemente cose personali o professionali, attività iniziate che necessitano di essere finite ed anche cose ancora in fase di valutazione.
Passo 2 identificate il tipo di attività
Questo passo può essere svolto contemporaneamente alla stesura, sebbene risulti più veloce e funzionale, se eseguito successivamente alla stesura. Nello specifico segnate se l’attività riguarda l’invio di un messaggio (e-mail, sms, WhatsApp, Telegram o similari) oppure una telefonata, un appuntamento o qualcosa di diverso da tutto questo.
Avere categorizzato l’attività vi permetterà di approfittare dei ritagli di tempo per svolgere altre attività. Ad esempio, se avete un elenco di telefonate da fare, come chiamare la vostra banca, un amico per la cena, il partner per pianificare il weekend, potreste pensare di farlo in auto, durante il tragitto di ritorno a casa.
Passo 3 quantificate il tempo necessario
Probabilmente quanto avete da fare supera il tempo a vostra disposizione e questo comporta fare delle scelte. Conoscere il tempo necessario per concludere le attività vi spingerà ad evitare distrazioni e concentrarvi, come postula la legge di Parkinson, formulata appunto da Cyril Northcote Parkinson, “Il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo a disposizione per completarlo”, quindi sapere di non averne vi spingerà ad essere maggiormente produttivi. Infine, attribuire preventivamente un valore temporale alla vostra attività vi aiuterà a prendere consapevolezza dell’effettiva corrispondenza tra tempo attribuito e tempo necessario: potreste rimanere stupiti dalla differenza.
Se volete inserire anche una sorta di stimolo agonistico, regolate un timer sul tempo assegnato ad ogni attività potrebbe stupirvi. Il timer può in effetti risultare funzionale al miglioramento della performance ed a regolare i propri ritmi come nella Pomodore Technique®
Passo 4 ricordate i vostri obiettivi e scegliete le priorità
Questo è un passo fondamentale, quello che a mio giudizio più si discosta da tutte le teorie tradizionali ed anche le più innovative, e che può cambiare la valenza e produttività della vostra to do list. Qualunque sia l’urgenza o priorità delle cose da fare, nessuna vi darà gratificazione quanto privilegiare quella che più rientra nei vostri obiettivi. Se in questo periodo siete in crisi con il partner, ed avete segnato nella lista di regalarvi due ore in un centro benessere per appianare le cose, e questo è estremamente importante per voi perché soddisfa i vostri valori più significativi come potrebbe essere quello della famiglia, ebbene va fatto. Anche se avete scadenze improrogabili, quali pagare uno specifico contributo, pena ricevere i relativi addebiti, oppure una significativa riunione, è bene che troviate delle soluzioni alternative: tagliate qualcosa, rimandate anche cose importanti, ma meno in linea con i vostri valori: può sembrare assurdo ma risulta funzionale.
Dare le giuste priorità vi permetterà di essere in stato e migliorare la vostra produttività, anche se questo significherà fare qualche sacrificio, tipo lavorare dopocena o chissà cos’altro: provare per credere.
Passo 5 identificate il dove
Per ottimizzare i tempi è migliorare la produttività è importante sapere dove posso svolgere quella data attività: casa, ufficio, tragitto di spostamento, ovunque. In questo modo, liberate la mente dal dover sempre riordinare le priorità ed individuerete immediatamente se qualcosa è da rivedere: se ho programmato telefonate per due ore durante gli spostamenti casa-lavoro e questi richiedono al massimo un’ora, si deve rimandare qualche telefonata o svolgere quest’attività anche in altri ambiti.
Passo 6 valutatevi
Nello sport professionista, gli agonisti sono soliti controllare le proprie performance e raccogliere feedback per acquisire maggiore consapevolezza della prestazione ed apportare i dovuti aggiustamenti. Questo è il processo dell’eccellenza, lo stesso necessario in qualunque altra performance, anche in quella della gestione del proprio tempo.
Riflettere sulla corrispondenza tra tempi assegnati e tempi usati, sul numero di distrazioni ed imprevisti intercorsi, oppure sulle cose che più ci sono risultate ostiche in fase di stesura della lista, è sicuramente più funzionale della lettura di tanti altri libri sull’argomento.
Passo 7 come si parte il giorno dopo
L’idea è ovviamente quello di ripetere il ciclo partendo dal primo punto, con l’unica differenza di trascrivere quanto è rimasto indietro, non fatto, del giorno prima. Questo, aiuta a focalizzarsi nuovamente e migliora lo stimolo di propensione verso l’obiettivo.
Quando interviene un imprevisto
La migliore programmazione deve tenere conto anche degli imprevisti. Anche se può sembrare assurdo, sono l’unica certezza che avete: perché un imprevisto interviene sempre!
Cosa si fa in questi casi? Si riprende la lista, ed in base al tempo trascorso nel frattempo, si valuta se continuare con quello che si stava facendo, magari accelerando, oppure riprogrammare il tutto.
Meglio carta o digitale?
In un’epoca di accessibilità elevata come la nostra, dove lo stesso contenuto può essere lasciato e preso, passando da un device all’altro (smartphone, tablet o computer), avvalersi della tecnologia disponibile può risultare strategico. Purché si siano acquisite preventivamente le dovute abilità utilizzando supporti cartacei, quale il nostro modulo o semplicemente un blocco per gli appunti. Scrivere di proprio pugno, per le prime volte, le attività, e proseguire nel processo che abbiamo sopra descritto, ha una valenza anche psicologica tale da non essere equiparabile a quella che si avvale di supporti digitali. Con la carta si apprende meglio il metodo, seppure l’uso di un App o di un assistente vocale può essere ottimo per mantenere tutte le attività che ci vengono in mente. Almeno per i primi tempi, sino a quando non avrete acquisito l’abitudine, trascrivete tutto su carte ed effettuate qui l’ultimo percorso descritto.
Quando avrete acquisito queste abilità, passate pure ad una buona App: ne trovate diverse ed alcune davvero ben fatte, oltre che gratuite.
Conclusione
L’uso della to do list può inizialmente sembrare un rallentamento o un’attività superflua, e magari le prime volte sottrae più tempo di quanto ricompensi in efficacia. Con costanza e dedizione si riesce, in un tempo ragionevole, ad essere spediti nella stesura ed estremamente efficaci, portandovi via dal caos organizzativo ed improduttivo, verso una maggiore produttività, ed incredibilmente, anche verso un funzionale risparmio di tempo.
Disclaimer
I marchi Getting Thinghs Done®, GTD® e Pomodore Technique® sono marchi registrati totalmente indipendenti ed estranei a questo sito, in cui vengono menzionati in relazione alla tematica specifica di quest’articolo, maggiori riferimenti a queste tecniche sono disponibili agli specifici siti:
Fonti:
Fatto e bene! Come vivere organizzare e contenti; Autore: David Allen; Editore: Sperling & Kupfer
Immagini e video:
Foto David Allen:
Dati statistici al 15 luglio 2018
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