Pianificare con il GANTT
Raggiungere gli obiettivi è la meta ambita da tutti. Il Gantt, uno degli strumenti chiave nel Project Management aziendale, è l’ideale per pianificare e spianare la strada al raggiungimento di target personali o aziendali a breve/media scadenza o per la realizzazione di progetti particolarmente complessi.Henry Lawrence Gantt è stato uno dei padri dell’organizzazione scientifica del lavoro, ossia di quella scuola di pensiero dei primi del ‘900 che vede nell’analisi dei processi produttivi, nella loro scomposizione in unità più specifiche e ridotte, e nella conseguente razionalizzazione, la strada per massimizzare i profitti. Questa scuola prende il nome di taylorismo dal suo ideatore Frederick Winslow Taylor, persona con cui lo stesso Gantt collaborò.
Ma cos’è esattamente il Gantt o più propriamente il diagramma di Gantt e perché siamo qui a consigliarlo sia in ambito professionale che personale?
Il diagramma di Gantt è uno degli strumenti più apprezzati nella realizzazione di progetti più o meno complicati, consentendo di avere subito una visione sulle risorse necessarie, i tempi ed i passi utili per il loro raggiungimento. Il diagramma è strutturato in modo da riportare sull’asse verticale il dettaglio delle singole attività, da effettuare con eventuale specifica delle risorse impegnate. Mentre sull’asse orizzontale viene esplicitato l’arco temporale coinvolto che, specificatamente al progetto e dettaglio che se ne vuole avere, può essere espresso in unità di tempo, ad esempio giorni o settimane.
Esistono vari software per la produzione di Gantt, quali Microsoft Visio® o GanttProject, noi utilizziamo un file Excel appositamente realizzato che, grazie alla sua particolare struttura soddisfa sufficientemente le maggiori necessità di chi vuole avvalersi di questo strumento. Il file è gratuitamente disponibile e personalizzabile nel nostro shop, al seguente link.
Da dove cominciare
Innanzitutto, è bene avere una chiara visione dell’obiettivo e delle persone coinvolte, quindi si deve procedere individuando ogni passo utile al raggiungimento dell’obiettivo generale, senza ovviamente cadere in un dettaglio estremo.
A questo punto vanno identificate le risorse, fisiche e materiali, necessarie ed ovviamente anche il tempo necessario. Presumibilmente tutto questo avrà un costo, in termini di ore lavoro o materiali che può essere utile monitorare per una valutazione più ampia e comprendere le ripercussioni in caso di eventuali ritardi.
Un altro passaggio fondamentale è attribuire una data di inizio, che può essere indipendente o successiva ad uno specifico passaggio. La visualizzazione di questo passaggio nel diagramma di Gantt consentirà di evidenziare anomalie del tipo: una risorsa è contemporaneamente impegnata su più fronti e questo è incompatibile per ragioni quali luogo o carico di lavoro.
I risultati
È noto che definire chiaramente un obiettivo aumenta sensibilmente le possibilità di conseguirlo e molte ricerche scientifiche lo confermano. Definirne i singoli passaggi, le tempistiche e i costi consente di renderlo raggiungibile e certamente ne agevolano il raggiungimento. La versatilità di Excel consente poi di apportare modifiche in corso d’opera, allineando la pianificazione ad eventualità occorse nel frattempo.
Il consiglio
Mettere subito in pratica quanto letto e verificare i benefici che questa soluzione è in grado di dare oggi, così come ha fatto per privati ed aziende che lo hanno già sperimentato ed adottato. In questo modo raggiungere i propri traguardi sarà tutta un’altra storia.
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